Hoe staat het met de communicatie binnen jouw bedrijf? Is deze up-to-date of kan je wel een refreshment gebruiken?
Ik voer regelmatig gesprekken met ondernemers die eerlijk toegeven dat de interne en externe communicatie van het bedrijf een opfrissing nodig hebben. Ze geven aan dat het hen aan tijd ontbreekt om deze stap te zetten. Veelal is er meer werk te doen dan de medewerkers aan kunnen. Niet altijd is er een communicatie-/marketingmedewerker die zich specifiek op deze taken richt. Dus ‘doen we het erbij’. De waan van de dag is hectisch, de sales gaat voor, de sociale media moeten snel worden bijgewerkt om actueel te blijven. Heel begrijpelijk, maar jammer, want met een goed en actueel communicatieplan kan je zaken juist voorbereiden, duidelijkheid bieden, snel handelen en behoud je draagvlak bij alle betrokken partijen.
Denk je nu bij jezelf, ‘ja, klopt, een goede voorbereiding is het halve werk. We moeten intern echt weer eens gaan zitten om de communicatie op orde te brengen’? Dan kan je misschien mijn tips gebruiken. Als communicatievrouw doet het mij namelijk pijn aan het hart om de worsteling bij veel bedrijven te zien en denk ik graag mee. Refresh jouw bedrijfscommunicatie met deze 5 tips:
Heeft jouw bedrijf een duidelijke missie/visie? Zo ja, is deze nog actueel? Hoe lang geleden is voor deze strategie gekozen en sluit deze nog bij de huidige tijd aan?
Is jouw missie/visie actueel en kennen jouw medewerkers deze? Vertelt iedereen hetzelfde verhaal of is het de hoogste tijd om iedereen dezelfde boodschap te laten delen? Vraag enkele medewerkers hoe zij over jouw bedrijf praten en je hebt snel antwoord op jouw vraag. Geeft iedereen een ander antwoord, organiseer dan een bijeenkomst om de juiste boodschap te delen. Staat iedereen achter dezelfde boodschap, dan is deze goed gedeeld en komt het verhaal goed over naar de buitenwereld
Is jouw strategie verouderd en heeft deze een update nodig? Maak tijd voor deze update, nodig enkele medewerkers uit mee te denken, om al direct vanaf het begin draagvlak te creëren. Hebben jullie de update gerealiseerd, deel de nieuwe strategie dan met alle medewerkers, zodat iedereen dezelfde boodschap naar buiten uitdraagt.
Zo nee, stel een missie/visie op. Klik hier voor een duidelijke uitleg over wat een missie en wat een visie is. Deel de uitkomst met jouw medewerkers en bijvoorbeeld op jouw website.
Missie/visie als basis van jouw bedrijfscommunicatie
Met een duidelijke missie/visie maak je een vertaalslag naar de interne en externe communicatie. Je bepaalt vanuit deze basis hoe je binnen jouw bedrijf met elkaar informatie deelt. Ben je een snel internetbureau, dan kan je informeel zaken met elkaar delen: ‘even de koppen bij elkaar’, borreltje? Ben je directeur van bijvoorbeeld een overheidsbedrijf, dan vraagt dit om andere toepassingen zoals een georganiseerde bijeenkomst of een interne nieuwsbrief. Wat past bij jou en jouw medewerkers?
Ook de externe communicatieberichten kies je vanuit jouw missie/visie. Je weet waarvoor je staat, je biedt oplossingen, speelt in op behoeften en kiest per bericht/ontwikkeling de juiste mediakanalen. Vanuit deze basis kan je ook gemakkelijker de inhoud bepalen, een contentplan opstellen. Alles moet steeds terugwijzen naar jouw bedrijfsstrategie, of het nu gaat om een productlancering of inspelen op een actualiteit.
Interne Communicatie
Medewerkers zijn jouw ambassadeurs. Hoe meer draagvlak en begrip zij hebben voor jouw bedrijfskeuzes, hoe beter zij jouw boodschap uitdragen. Houd hen dus goed op de hoogte van jouw keuzes, ontwikkelingen en leg ook uit waarom je bepaalde keuzes maakt. Transparantie geeft vertrouwen en dat wordt gewaardeerd. Zorg dus voor een goede communicatiestructuur, zodat je door drukte niet vergeet te delen.
Kies voor communicatiekanalen die bij jou en jouw bedrijf passen. Een wekelijks koffie-bijpraat-uurtje, een whiteboard met nieuwtjes, een interne nieuwsbrief, intranet, what’s-App groep, personeelsuitje, successen vieren. Er zijn vele opties, maak jouw keuze, deel jouw keuze en leef deze na. Goed voorbeeld doet goed volgen.
Externe communicatie
De missie/visie is ook de basis voor jouw externe communicatie. Maak een duidelijk plan wat, wanneer en via welk kanaal je persberichten, nieuws, actualiteiten etc. wil delen. Er zijn momenteel zoveel mogelijkheden, je moet kiezen om overzicht te behouden. Kijk goed waar jouw doelgroep zich bevindt en wat hen aanspreekt: directe berichten, inlevend, humor. En check steeds of jouw bericht aansluit bij de missie/visie.
Heb je geen communicatie of marketingmedewerker, maak dan iemand verantwoordelijk voor de externe communicatie.
Stel een contentplan op. Ook hierbij geldt, een goede voorbereiding is het halve werk. Het voorkomt dat je ’s morgens bedenkt, ‘oh ik moet vandaag een bericht posten maar wat?’, en dat je het vervolgens vergeet. Keer op keer. Zorg met meerdere collega’s voor de content. Spreek er een vast moment voor af. Kies voor een professionele uitstraling, gebruik hoge resolutie foto’s, let op tone of voice, spelling van de tekst en zorg voor leesbare teksten.
Evaluatie
Kijk ieder kwartaal terug naar de communicatie-activiteiten. Wat gaat goed en wat heeft verbetering nodig?
Toets de interne communicatie door onderling zaken te bespreken, je merkt vanzelf of een boodschap is ontvangen of niet.
Toets de externe communicatie aan de hand van data van bezoek op website, sales, reacties, statistieken social media.
Benut de data om goed vervolg te geven aan jouw bedrijfscommunicatie.
Ik hoop dat je deze tips kunt gebruiken. Heb je advies, hulp of extra communicatie-inzet nodig? Ik help je graag. Ik houd van meedenken en doen. Om jouw bedrijf te laten stralen! Dat is mijn missie.
Bel mij gerust op 06-21230643.
Esther